プロの仕事・素人の仕事
プロの写真家と素人に同じスマホで写真を撮ってもらうとします。それぞれが撮った写真を10枚くらい比べてみると、どちらが撮ったかは一目瞭然です。構図や露出など写真そのものの技術と、スマホならこれくらいまでできるだろうという限界を知ることが合わさって最大限のことができます。
Excelを使うにしてもコンピュータ技術者と素人では歴然とした差があります。何が違うか？Excelで表を作ることを例にとってみます。
違いその1:自分以外の人間が使うことが前提
作った人にしかわからないExcelの表というものが、会社内にはしばしば散見されます。自分の仕事だから自分だけわかればいい、というのももっともではあります。ただそういった場合人の目に触れないことでチェックがされない、正しいかどうか定かでないというケースは往々にしてあります。特に在庫の管理とかは多いですね。
プロがExcelの表を作ると、これを使ってくださいという形で渡します。自分以外の人間が使うことが前提です。まずは汎用性の高い操作性が求められます。次に出てくる数値が正しいかが求められ、検証されます。いずれも不十分であればダメ出しを食らいます。ダメなものには対価が支払われません。こういった事情から使いやすく質の高い表が作れるのです。
違いその2:チェックすることが前提
プロが作る表は、何らかの間違いがあった場合すぐにその個所を浮かび上がらせ原因を追究できるような作りにします。この間違いには入力の間違いもありますが表のつくりそのものの間違いである場合もあります。いずれにせよ矛盾点として浮かび上がってきます。
多くの素人はそもそもこの考えが欠如しているケースがほとんどです。表の質を高めるためには絶対必要な考え方です。
違いその3:機能より構造
飾りだけよくできたExcelの表をしばしば見かけます。覚えたての関数やマクロがふんだんに盛り込まれています。ただ中身はあまりありません。作る時間だけが無駄に費やされています。これが機能に頼り切った端的な例です。
構造とは何かというと、一番簡単なところだとブックとシートの分割です。一つに無理やり詰め込もうとしないこと。そうすることで使うべき関数やマクロも減ってきます。
次にわかりやすい例が合計を表示させる場所です。データ・小計・合計を一つの列に並べないことです。請求書などのように見やすさが重視される表では並べる方がいい場合もありますが、普段管理のために使う表などは、しばしば修正がかかることを前提として性質の違う数字は同じ列には並べない方がよいです。
