【ソフトウェア開発・IT機器保守管理】情シス問題の
解決は東京新通信株式会社にまるごとお任せください。

問題月の大半の時間をとられる請求書発送作業

　請求書発送作業で月の大半の時間がとられる。ミスも多く、必然的にクレームも多い。一月の作業が終わったと思ったらすぐ次の月といった感じで翻弄され続けている。

【相手が人間である限り必ず付きまとう問題】

　H社はとある企業向けサービスの会社で、多い月で月間300枚の請求書を発行します。一か月間の取引をまとめて指定された締日に締めて請求と、どの会社にでもあるパターンです。ただこの数になると顧客も一様ではありません。独自の請求方法や請求書の締切日とデータがそろうまでの時間が極端に短いなど、標準パターン以外の請求方法がいろいろ出てきます。これに先方からのデータのミスや双方の勘違いなども加わり、お金をもらう側としては翻弄される構図が出来上がります。
　請求作業以外にも、商品の受発注や給与計算など、限られた時間で人を相手にし処理しないといけない仕事には付きまとう問題です。

解決方法①仕事の手順を変える

【簡単な9割を処理する時間は1割、難しい1割を処理する時間が9割】

　実のところこの手の問題はコンピュータを使わずとも、仕事の手順を変えるだけでかなりの部分合理化できます。
　請求でいうと、来たものから順番に処理するのでなく、簡単なものと難しいものを分け、難しいものをベテラン社員、簡単なものを日の浅い社員、もしくは難しいものは気力のある朝の時間帯、簡単なものは疲れてくる夕方以降と分けるだけでかなり効率は変わります。
　もっというとコンピュータが威力を発揮するのは、この手順替えが終わったあとです。

解決方法②問題解決のためのシステム

【難しい作業に資源を集中】

　市販ソフトで「請求作業を楽にできます」とうたっているソフトは簡単な9割を対象としたものです。翻弄される原因の9割は難しい1割の作業にあり、現状を打開するものではありません。
　難しいの意味を大別すると、計算が複雑、時間がものすごく限られる、修正や変更が多いあたりになります。いずれの場合もそれぞれ違うコンセプトと作り方でシステムを構築し、問題を解決します。